如今，几乎所有的商务交流都是通过电子邮件进行。
虽然现在有其他非常方便的交流工具，但是电子邮件依然是一种非常重要的商务沟通方式。
相比于其他的工具，我们在书写相应的内容时，最好采用标准的商务邮件格式来书写，让双方都能够更加重视。
尤其是当你的客户是海外用户时，使用电子邮件进行日常交流和商务沟通是必不可少的。
如果你使用过一些国外的软件如Skype及时沟通工具，应该有体会，电子邮件就像我们平时日常生活中使用的QQ和微信一样频繁。
对某些邀请和商务交流非常重视，最好认真准备书写对应的邮件内容，一封好的电子邮件也许会给你带来意想不到的效果。
好的商务邮件格式
电子邮件容易发送，但也更容易被忽略，在现在这种快节奏的时代更是如此。
采用电子邮件来进行交流沟通的话，还是有很多好处的，如果你能够静下心来认真对待的话。
每当需要与另一家公司沟通或分享重要消息时，商务信函都能以经典、精致的风格表达自己的信息内容。
商务信函通常是由一家公司写给另一家公司的，给业务联系人写信，可以表明你在以正式的方式和对方在沟通方面付出了额外的努力。
它表示“我非常重视我的信息，您也应该如此”，对于一些非常重要的活动和重大的节日的话，认真对待也是非常有必要的。
电子邮件信函的用途也很广泛，可用于正式请求、公告、求职信等，本文将介绍一些主要的标准商务信函格式。
商务信函的精确结构对其外观和可读性至关重要，在撰写电子邮件信函时，我们可以遵循以下结构来创建一份有效的邮件。
专业的邮件地址（Professional Email Address）
通常你在一家公司工作，成为了正式员工的话，电子邮件地址往往是不受自己控制的。
如果你是一家公司的创始人或者是网站的所有者，可以随心所欲地安排自己喜欢的电子邮件地址。
在为一家具体的公司工作时，你的电子邮件地址很可能包括公司、部门、或者是品牌名称的域名。
一般员工的域名[employee_name]@examplecompany.com，这确保了公司的每一位员工都有一个专业的商业电子邮件地址。
如果是某个部门的话还可以采用[department]@examplecompany.com，可以是人力资源（HR）、售后(Service)、技术部(Technical)、市场部(Sales)等部门。
如果你是自由职业者，与成熟品牌分开工作，可以考虑为你的个人品牌购买一个域名，如企业级的Google公司邮箱或者是国内的腾讯和网易VIP邮箱。
由于现在垃圾邮箱非常多，如果你的邮件地址可疑的话，收件人有很大可能会收不到相应的邮件，因此请确保自己的电子邮件地址值得信赖，否则打开率会非常低。
主题行（Subject Line）
主题行内容是正式电子邮件写作中最重要的一部分，是收件人打开邮件最开始看到的内容。
在你的邮件正确地送到了收件人的信箱中，如果你想要更多的人点击或者是想要收件人认真阅读的话，主题行的内容要认真书写和构思。
主题行的内容将取决于电子邮件的最终目的或内容，虽然可以有不同的主题和风格，但在书写时可以采用下面的方式来书写。
内容要明确具体，不要使用一些空洞无物或者是不切实际夸夸其谈的标题，最好是与行业相关、个性化、简洁的原创主题内容。
插入熟悉的内容，有条件最好可以提及一些收件人熟悉的内容，人总是喜欢自己熟悉的领域，对陌生没有接触过的东西会感到天然的恐惧和不信任。
最后，可以加上一些数字，让对方更容易记住，这也是一些文案中常用的技巧，相比于纯粹的文字，加入一些数字可以让人记忆的更加牢固。
研究表明，无论是销售邮件、业务邮件、个人邮件、时事通讯还是其他邮件，采用个性化的电子邮件主题，打开率要远远超过一般的电子邮件内容。
如果你是一专门从事电子邮件营销，可以花时间认真去构思自己的电子邮件主题文案，精心制作几个主题行，然后考虑从中选出几个最合适的主题行。
电子邮件开头（Email Opening）
吸引收件人阅读你电子邮件的另一个最重要的方法是撰写强有力的电子邮件开头语。
与主题行的内容一样，电子邮件开头对于大多数人来说也是另一个筛选阶段，如果在文章的开头没有达到主题行中的承诺的一致内容，收件人很有可能不会继续阅读。
在联络别的公司或比较不熟的同事时通常会采用正式（formal）的语气，而跟常合作的同事可能用词就会比较不正式（informal)，这一点可以根据实际情况灵活进行调整。
收件人一般喜欢直接用名字称呼他们，如果你不清楚他们的具体称呼，可以通过查找他们写的文章或LinkedIn页面，看看他们用什么名字。
假如不知道阅读人的性别，可使用无性别歧视的敬语，如收件人的职称和收信人的姓名，需要注意的是，有些人可能喜欢用昵称而不喜欢用全名。
收件人称呼一般使用Dear，“亲爱的”，然后可以加上他们的头衔和姓氏，如 “ Dear Mr.Allen”或“Dear Principal Smith “。
如果无法确定性别，请使用他们的全名，例如，你不确定收件联系人的性别，可以采用Dear XXX的格式，最后，一定要在敬语末尾加上冒号。
要是你对联系人比较熟悉，可以在文章开头中写入一些与收件人的个人经历或者是熟悉的事件联系起来，这样可以拉近双方之间的关系。
对于一些有具体的要求或者是要引起读者注意的事项，可以采用粗体格式标出或者使用醒目的颜色吸引读者的注意，让对方能够快速抓住重点。
一般开头最好采用简洁明了的方式来告知对方发送这一邮件的目的，快速切入正题，告诉它为什么要这样做以及对她/他有什么好处，这样才能吸引对方有看完的欲望和动力。
记住，没有人愿意在收件箱里还有几十封邮件没有处理的情况下，坐下来阅读一封冗长的电子邮件。
电子邮件正文（Email Body）
电子邮件正文是传达主要信息的地方，无论是为了建立新的业务联系而撰写电子邮件，还是只是为了跟进一次会议，电子邮件正文都应足够详细，以免读者感到困惑。
电子邮件正文的主题不要超过一个，在文章内容中着重强调这一次信息主题是什么，让对方能够清晰明确地了解这次交流或者是活动的目的。
使用礼貌、清晰的语言，文章整体简明扼要，切中要害，最大限度地提高文章内容的可理解性和可读性，一次性解决问题，而不是造成文章的混乱和工作的效率低下。
可以在文章内容中加入一些可以引起积极情绪的词语，这样能够创造一个做好这一事情的氛围，让双方更快地进入合作状态。
提出具体的要求时，可以使用“Because”这一类的词语，如果做这件事件的理由很充分、很重要，人们自然会更容易被说服，而不会把时间浪费在解释为什么要做这一事情上。
遇到了一些不能用文字描述清楚的内容，可以加入一些视频、截图或者是链接的方式，这样可以更好地解释读者的困惑，让对方可以更加清楚地了解你的意图。
如果有太多的内容导致最后文章太长的话，可以分开几个小标题或者是段落，这样有助于读者抓住重点，分清内容层次和主次关系。
对于一些格外要注意的事项和重点事项，可以对一些段落中的标题和文字进行颜色的修改或者是对文字进行加粗或者是单独成行进行处理。
结尾（Email Ending）
在邮件正文中阐述完所有要点后，需要以简短的敬语结束邮件。
在总结完邮件信件的主要内容后，使用一些结束语来说明你希望读者在读完信后采取行动。
你可以邀请收件人联系你询问更多问题，也可以祝他们成功，或者提出一个问题。
具体的结尾内容取决你发送本次电子邮件的动机，如果担心文章正文没有表述清楚，也可以在结尾的时候再次强调。
作为结尾，通常会描述接下来的步骤，一般常见的句子包括：
I look forward to hearing from you soon.
I wish you the greatest success going forward.
If there is anything further I can help you with, please do not hesitate to get in touch.
Thank you for your cooperation, I hope to work with you again at some point in the future.
当然，这些只是一些常见的模板和格式，如果你本身有良好的文学素养，文采斐然、妙笔生花也可以使用一些更加精美的语句。
如果你是一名CEO或者是高管的话，对于一些特殊的邮件，在末尾还可以通过一些邮箱签名设计工具来展示自己的个性签名。
总结
你是不是已经很久自己静下来认真写一份文档、说明书或者是文章了。
现在有了各种AI工具，还可以更加省时省力地帮助你完成以前自己觉得麻烦的事情。
文字是充满力量的，不要担心一开始写的内容很糟糕没法看，或者是担心写的内容不好。
正如古代卖油翁说的，无他唯手熟尔，逼自己写文章可能很难，如果有机会还是可以好好地花时间自己来打磨一份邮件内容。
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